Επιχειρήσεις αντιμέτωπες με τις αδυναμίες τους: Μερικά εργαλεία πληροφορικής για τολμηρή ανασυγκρότηση

By : Mylonopoulos NikolaosAssociate Dean of MBA Programs, Associate Professor of Information Systems

Όλοι συμφωνούν, και η ιστορία προηγούμενων κρίσεων το έχει αποδείξει: στην προσπάθειά τους να επιβιώσουν αλλά και να βγουν νικήτριες από την οικονομική κρίση, οι επιχειρήσεις στρέφονται σε επιλεγμένες επενδύσεις στις τεχνολογίες πληροφορικής. Τρείς είναι οι λόγοι για αυτό. Πρώτον, η πίεση για μείωση του λειτουργικού κόστους δίνει ώθηση σε καινοτομίες που μπορούν να μειώσουν σημαντικά τα κόστη της ίδιας της τεχνολογίας (π.χ. το υπολογιστικό νέφος – cloud computing). Επιπλέον, ο περαιτέρω αυτοματισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών μέσω της πληροφορικής μπορεί να συμβάλλει στη μείωση του κόστους σε ολόκληρο το φάσμα δραστηριοτήτων του οργανισμού. Δεύτερον, η αυξανόμενη κρατική ρυθμιστική παρεμβατικότητα (κυρίως στην χρηματοπιστωτικό κλάδο, αλλά όχι μόνο) δημιουργεί απαιτήσεις μεγαλύτερης διαφάνειας και λεπτομερέστερων ελέγχων. Δηλαδή περισσότερη τεχνολογία πληροφόρησης. Τρίτο και σημαντικότερο, η κρίση επιβάλλει στις επιχειρήσεις μια κριτική και ενδεχομένως ριζική αναθεώρηση τόσο της εσωτερικής οργάνωσης, όσο και της ευρύτερης στρατηγικής. Με τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα, οι επιχειρήσεις έχουν ήδη συγκεντρωμένο μεγάλο όγκο δεδομένων για τους πελάτες, τις αγορές, τα προϊόντα, κ.ο.κ. Ο μόνος τρόπος για να διαγνώσει μια επιχείρηση τη θέση της στην αγορά και να αναθεωρήσει τις στρατηγικές της κινήσεις είναι να αναλύσει σε βάθος αυτή την πληροφόρηση. Ως επί το πλείστον όμως τα δεδομένα αυτά παραμένουν «κλειδωμένα» στις βάσεις δεδομένων και αναξιοποίητα. Χρειάζονται στοχευμένες επενδύσεις για την ανάδειξη της πληροφορίας και τη διάχυσή της σε όλα τα στελέχη που μπορούν να πάρουν κρίσιμες αποφάσεις. Τα ζητούμενα εδώ δεν είναι τεχνικής φύσεως. Είναι πρωτίστως στρατηγικές επιλογές.

Εισαγωγή

Όταν η οικονομία πάει καλά, δεν είμαστε σε θέση να διακρίνουμε αν τα θετικά οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας οφείλονται στις δικές της δυνάμεις ή στο γενικό κλίμα. Η άνοδος των χρηματαγορών, η αφθονία πιστώσεων, η ανοδική τάση όλων των δεικτών, το γενικό κλίμα ευφορίας αναπόφευκτα συμπαρασύρουν προς τα πάνω και την πιο νωθρή επιχείρηση. Οπωσδήποτε η επιχείρηση αυτή δεν θα έχει επιδόσεις συγκρίσιμες με τα «αστέρια» του κλάδου της. Παρόλα αυτά, κάποιος που θα σκεφθεί να προωθήσει βελτιωτικές καινοτομίες και διαρθρωτικές αλλαγές θα γνωρίσει πολλούς εχθρούς και λίγους υποστηρικτές, μια και όλα μοιάζουν να βαίνουν καλώς: γιατί  να αλλάξεις κάτι που μοιάζει να πηγαίνει καλά;

Όταν όμως το οικονομικό περιβάλλον είναι δυσμενές, κάθε επιχείρηση μένει εκτεθειμένη πρώτα απ’όλα στις δικές της αδυναμίες: εύθραυστη πελατειακή βάση, προϊόντα που αξίζουν λιγότερο απ’όσο τιμώνται, έλλειψη σταθερότητας στην ποιότητα, οργανωτικές αδυναμίες, επιπόλαια επενδυτικά προγράμματα. Όλα τα παραπάνω μπορεί να περνούν απαρατήρητα όσο οι αγορές βρίσκονται σε άνθηση. Γρήγορα όμως μετατρέπονται σε καταστροφικές παγίδες μόλις πάψει το κλίμα να είναι ευνοϊκό. Αμέσως, οι όροι που πλημμυρίζουν την καθημερινή συζήτηση είναι: ανασυγκρότηση, αναδιάρθρωση, ανάταξη. Όμως με τι πόρους θα γίνουν όλα αυτά, τη στιγμή που στερεύει η ρευστότητα, συρρικνώνεται το ανθρώπινο δυναμικό, και καταρρακώνονται ηθικό και προσδοκίες;

Στην πράξη τα πράγματα είναι ακόμα χειρότερα, μιας και σπάνια είναι προφανής ή σπάνια συναντά κανείς συναίνεση στη διάκριση ανάμεσα στα ισχυρά χαρτιά της επιχείρησης από τις αδυναμίες που χρήζουν ριζικών αλλαγών. Με το χρόνο, κακές πρακτικές αποκτούν θέση αναντικατάστατης ρουτίνας. Οι επιχειρήσεις δημιουργούν «ιερές αγελάδες» -στις διαδικασίες, τα προϊόντα, τις προμήθειες, την οργάνωση, το ηγετικό σχήμα – που δεν τολμά κανείς ποτέ να αμφισβητήσει. Και, όπως παρατήρησε ο Chris Argyris,  φροντίζουν η τυχόν ενδόμυχη αμφισβήτηση να μην ανασύρεται ποτέ προς συζήτηση. Είναι η τάδε δραστηριότητα η σημαντικότερη μακροχρόνια επένδυση, ή μήπως κατατρώει το κεφάλαιο με προδιαγεγραμμένη τραγική κατάληξη; Το επιχειρηματικό μοντέλο που μας έφερε ως εδώ μπορεί να μας πάει παραπέρα; Οι πιο σημαντικές ερωτήσεις δεν τίθενται καν προς συζήτηση.

Σκληρά ερωτήματα, δύσκολες απαντήσεις. Και τα δύο όμως αναπόδραστα. Η περίσταση απαιτεί  τόλμη για να κοιτάξει η επιχείρηση κατάματα στον καθρέφτη, να αποκτήσει ξεκάθαρη επίγνωση της κατάστασης. Χρειάζεται ακόμα μεγαλύτερη τόλμη – και ικανότητες, ηγεσία – για να αναλάβει δράση, να κόψει τον άρρωστο ιστό και να θρέψει τις καίριες πηγές ζωτικότητας και ανάπτυξης· αποφεύγοντας το αντίστροφο σφάλμα.

Οι προκλήσεις δεν σταματούν εδώ. Δεν αρκεί να υπομείνει η επιχείρηση την καταιγίδα της κρίσης μέχρι να αναστραφεί το κλίμα και να παρασυρθεί πάλι από τα ρεύματα της ανάκαμψης. Οι κρίσεις σηματοδοτούν αυτό που ονομάζουμε «τέλος εποχής». Οι συνθήκες της αγοράς – η ζήτηση, ο ανταγωνισμός, η τεχνολογία – κατά κανόνα αλλάζουν ριζικά. Η κρίση λειτουργεί ως ένα χωνευτήρι εντατικής μετεξέλιξης και μετασχηματισμού. Η επιχείρηση που θα χάσει ή θα αγνοήσει τα μηνύματα των καιρών θα καταλήξει με το λάθος επιχειρηματικό μοντέλο· σα να φτιάχνει σκάφες στην εποχή του ηλεκτρικού πλυντηρίου.

Τη στιγμή αυτή χρειάζεται ανασυγκρότηση ικανοτήτων, στρατηγικών και οργάνωσης. Η οργανωσιακή καινοτομία μέσω των τεχνολογιών πληροφορικής μπορεί να δώσει πολύτιμα εργαλεία στο μάνατζμεντ, τόσο για την επιβίωση μέσα στην κρίση, όσο και για την διάκριση την επόμενη μέρα. Η περιστολή με σκοπό την επιβίωση και ο στρατηγικός αναπροσανατολισμός απαιτούν ευρύτητα γνώσεων, ειδικές δεξιότητες, ηγεσία που εμπνέει. Απαιτούν και κατάλληλα εργαλεία. Ας επικεντρωθούμε στα τελευταία που είναι συγκριτικά τα πιο εύκολα.

Ιστορικά, στην προσπάθειά τους να επιβιώσουν μια κρίση αλλά και να βγουν νικήτριες, οι επιχειρήσεις στρέφονται σε επιλεγμένες επενδύσεις στις τεχνολογίες πληροφορικής. Για παράδειγμα, τα γνωστά πλέον σήμερα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Planning Systems – ERP) αναδείχθηκαν και εξαπλώθηκαν κυρίως στις αρχές της δεκαετίας του 1990 (οπότε υπήρξε μια σημαντική παγκόσμια οικονομική συρρίκνωση) και πάλι αργότερα στις αρχές της δεκαετίας 2000 για τον ίδιο λόγο. Οι μεγάλες επιχειρήσεις, στην προσπάθειά τους να αποκτήσουν μεγαλύτερη εσωτερική διαφάνεια και να εκμεταλλευθούν τις ευκαιρίες της παγκοσμιοποίησης, στράφηκαν σε μεγάλες επενδύσεις ERP για να εναρμονίσουν τις διαδικασίες τους και να βελτιώσουν την πληροφόρηση και τη συνακόλουθη δυνατότητα της κεντρικής διοίκησης να λαμβάνει αποφάσεις.

Συνοπτικά, τρία σημαντικά εργαλεία πληροφορικής είναι διαθέσιμα σήμερα για την υλοποίηση στρατηγικών ανθεκτικών στην κρίση.

Πρώτον, ο περαιτέρω αυτοματισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών μέσω της πληροφορικής και η οργανωτική πειθαρχία μέσω της εφαρμογής των καλύτερων πρακτικών μπορεί να συμβάλλει όχι μόνο στη μείωση του κόστους αλλά, κυρίως, στην αύξηση της ανταγωνιστικότητας σε ολόκληρο το φάσμα δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Δεύτερον, με τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα, οι επιχειρήσεις έχουν συγκεντρωμένο τεράστιο όγκο δεδομένων. Ως επί το πλείστον όμως τα στοιχεία αυτά παραμένουν αναξιοποίητα. Τα εργαλεία «Επιχειρηματικής Ευφυΐας»  (Business Intelligence) στοχεύουν στο αποτελεσματικό «ξεκλείδωμα» της γνώσης που βρίσκεται κρυμμένη στις βάσεις δεδομένων με σκοπό την «εξυπνότερη» λήψη αποφάσεων.

Τρίτον, η πίεση για μείωση του λειτουργικού κόστους δίνει ώθηση σε καινοτομίες αιχμής που μπορούν να μειώσουν σημαντικά τα κόστη της ίδιας της τεχνολογίας. Το πιο ανερχόμενο και ενδιαφέρον παράδειγμα είναι το λεγόμενο υπολογιστικό νέφος (cloud computing).

Τα κεφάλαια που ακολουθούν αναπτύσσουν ένα προς ένα αυτά τα τρία εργαλεία, δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση στα επιχειρηματικά οφέλη και τις οργανωσιακές προϋποθέσεις για την αποτελεσματική υλοποίησή τους.

Τυποποίηση, εναρμόνιση και αυτοματισμός διαδικασιών

Ας ξεκινήσουμε με ένα παράδειγμα. Τα παράπονα πελατών είναι συνήθως ένας μπελάς με τον οποίο κανείς δεν θέλει να ασχοληθεί. Συχνά ξέρουμε τι δεν πάει καλά στην εξυπηρέτηση των πελατών (μας το λένε οι ίδιοι) αλλά δεν αφιερώνουμε το χρόνο, την ενέργεια ή την απαιτούμενη προσοχή για να διορθώσουμε την κατάσταση μια και καλή. Ο βαθμός εξυπηρέτησης και άρα ικανοποίησης του πελάτη επαφίεται στις ικανότητες και την διάθεση του εκάστοτε υπαλλήλου, ανάλογα με την περίσταση και το φόρτο εργασίας. Προφανώς το καλύτερο θα ήταν να εγκατασταθεί μια τυποποιημένη διαδικασία εξυπηρέτησης πελατών πάνω στο εταιρικό δίκτυο, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ένα μίνιμουμ εξυπηρέτησης σε κάθε σημείο επαφής (καταστήματα, τηλεφωνικό κέντρο, ίντερνετ, πωλητές, κλπ), να υπάρχει συνέπεια και συνοχή όταν ο πελάτης παραπέμπεται από τμήμα σε τμήμα, να γίνεται σωστή διαχείριση των προσδοκιών του πελάτη, και να συγκεντρώνονται πολύτιμες πληροφορίες. Και όταν κάποιος υπάλληλος διαμορφώσει μια βελτίωση στη διαδικασία, και αφού αυτή υλοποιηθεί στο σύστημα, όλοι όσοι εμπλέκονται με τους πελάτες θα την αξιοποιήσουν άμεσα. Πρακτικό και άμεσο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα!

Οι αυτοματισμοί και η πειθαρχία στις διαδικασίες απελευθερώνουν τον χρόνο και την ενέργεια στελεχών και υπαλλήλων. Αντί να παλεύουν με τα γρανάζια της εσωτερικής γραφειοκρατίας, αντί να ξαναεφευρίσκουν κάθε φορά τον τροχό, μπορούν να εξυπηρετούν καλύτερα τους πελάτες, να δημιουργούν νέα προϊόντα, να σχεδιάζουν το μέλλον.

Όχι μόνο αυτό, αλλά όταν οι αυτοματισμοί υλοποιηθούν σωστά και οι διαδικασίες είναι τεκμηριωμένες, εναρμονισμένες και τυποποιημένες, κάθε επιμέρους βελτίωση περνάει αμέσως σε όλα τα τμήματα, γραφεία και καταστήματα. Ενώ συχνά παραπονούμαστε ότι όλα αυτά τα συστήματα είναι άκαμπτα και αφαιρούν «απαραίτητη» ευελιξία, στην πραγματικότητα συμβαίνει το αντίθετο. Επειδή υπάρχει συστηματικότητα και πειθαρχία, η επιχείρηση γίνεται συνολικά πολύ πιο ευέλικτη, αντιδρά γρηγορότερα στον ανταγωνισμό, υλοποιεί νέες υπηρεσίες και αποφάσεις με μεγαλύτερη αποφασιστικότητα, βλέπει μετρήσιμα αποτελέσματα αμεσότερα.

Μια επιχείρηση που έχει εμπεδωμένη εξειδικευμένη γνώση, μπορεί τις περισσότερες φορές να την τυποποιήσει, όσο πολύπλοκη και αν είναι. Αν δεν το κάνει αυτό, δεν θα μπορέσει να απελευθερώσει την απαραίτητη προσοχή και τον χρόνο που χρειάζεται για να δημιουργήσει και να κατακτήσει νέα γνώση. Οι επιχειρήσεις μπορούν και κάνουν άλματα προς τα εμπρός όταν είναι σε θέση να παγιώνουν κάθε νέα τους κατάκτηση σε τυποποιημένα συστήματα και διαδικασίες. Για να μπορέσουν να στρέψουν την προσοχή τους από την πολυπλοκότητα της καθημερινότητας στον επόμενο μεγάλο στόχο.

Με τους τρόπους αυτούς, η επιχείρηση αποκτά ακρίβεια, συνέπεια, και μετρησιμότητα του τι επιτυγχάνει και πως. Παραδοσιακά, όπως η Αισώπεια αλεπού, όλα αυτά τα χαρίσματα τα θεωρούμε ανέφικτα ή ασήμαντα, με δικαιολογία τις ιδιαιτερότητες της ελληνικής αγοράς, την παραξενιά των πελατών, τη μοναδικότητα των προϊόντων και υπηρεσιών, την ιδιοφυία του επιχειρηματία που δεν τα έχει ανάγκη. Η πραγματικότητα είναι ότι απλώς δεν καθίσαμε να οργανωθούμε, ενώ ο ανταγωνιστής που το έκανε έχει ήδη παγκόσμιες αξιώσεις.

Επιχειρηματική Ευφυΐα (BusinessIntelligence)

Η τεχνολογία της πληροφορικής δίνει στις επιχειρήσεις τα εργαλεία για να διαμορφώσουν τον απαραίτητο στρατηγικό αναπροσανατολισμό, για να κατευθυνθούν εύστοχα στον επόμενο μεγάλο στόχο. Η κρίση αλλάζει τους όρους του παιχνιδιού στο περιβάλλον της επιχείρησης και επιβάλλει μια κριτική και ενδεχομένως ριζική αναθεώρηση του επιχειρηματικού μοντέλου.

Ο πρώτος τρόπος για να διαγνώσει μια επιχείρηση τη θέση της στην αγορά, να διακρίνει τις τάσεις στις προτιμήσεις των πελατών, να εξιχνιάσει τις κινήσεις των ανταγωνιστών και να ανακαλύψει νέες ευκαιρίες είναι να αναλύσει σε βάθος την πληροφόρηση που ήδη κατέχει. Με τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα, οι επιχειρήσεις έχουν συγκεντρωμένο τεράστιο όγκο και λεπτομέρεια δεδομένων για τους πελάτες, τις αγορές, τα προϊόντα, κ.ο.κ.. Ως επί το πλείστον όμως τα στοιχεία αυτά παραμένουν «κλειδωμένα» στις βάσεις δεδομένων και αναξιοποίητα. Εδώ χρειάζονται στοχευμένες επενδύσεις για την ανάδειξη της πληροφορίας και τη διάχυσή της σε όλα τα στελέχη που μπορούν να πάρουν κρίσιμες αποφάσεις.

Για παράδειγμα, πόσο εύκολα και γρήγορα μπορείτε να υπολογίσετε το μικτό κέρδος από τις πωλήσεις κάθε προϊόντος χωριστά, ανά γεωγραφική περιοχή, ανά συνεργάτη, ανά κατηγορία πελατών, ανά ημέρα, για την τελευταία εβδομάδα σε σχέση με την ίδια εβδομάδα πέρσι; Είστε σε θέση να γνωρίζετε αν και πως ακριβώς επηρεάζονται οι πωλήσεις σας από τον καιρό, τη διαφήμιση του ανταγωνιστή, το βραδινό δελτίο ειδήσεων; Ή μήπως νομίζετε ότι ξέρετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε;

Γνωστά και ως συστήματα επιχειρηματικής ευφυΐας (Business Intelligence), τα εργαλεία αυτά δίνουν στον μάνατζερ άμεση, εύχρηστη, εύληπτη και ευπροσάρμοστη πρόσβαση σε τεράστιους όγκους πληροφόρησης. Μπορούν να αποκαλύψουν εκπληκτικούς συσχετισμούς, τάσεις και άλλα μυστικά. Μπορούν σε δευτερόλεπτα να δώσουν ακριβείς απαντήσεις για τις οποίες διαφορετικά θα χρειάζονταν πολλοί ανθρωπομήνες για να πάρει κανείς μια χονδρική προσέγγιση. Αρκεί ο μάνατζερ να θέλει να ψάξει και να ξέρει τι να ρωτήσει.

Η τυποποίηση και ο αυτοματισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών είναι προϋπόθεση για να έχει η επιχείρηση στη διάθεσή της αξιόπιστα και συγκρίσιμα πρωτογενή στοιχεία πληροφόρησης. Πολύ συχνά, διαφορετικά τμήματα μέσα στην ίδια επιχείρηση μετρούν τα ίδια ή παρόμοια μεγέθη με διαφορετικούς τρόπους. Είναι συχνό το φαινόμενο, αναφορές που προέρχονται από διαφορετικά τμήματα – σχετικά με πωλήσεις, πελάτες, έσοδα, δαπάνες, προϊόντα, πρώτες ύλες – να μην είναι συγκρίσιμες. Η εναρμόνιση και ο αυτοματισμός των διαδικασιών επιβάλλει το συντονισμό και την πειθαρχία όχι μόνο στη ροή των εργασιών, αλλά και στον τρόπο καταγραφής και μέτρησης βασικών πληροφοριών. Προϋπόθεση για αυτό είναι, φυσικά, η διοίκηση και τα στελέχη να έχουν βαθιά γνώση και σαφή άποψη σχετικά με τους δείκτες απόδοσης που έχουν ανάγκη να παρακολουθούν. Το τελευταίο ακούγεται προφανές αλλά μόλις καθίσετε να ορίσετε με ακρίβεια τι θέλετε να μετρήσετε και πως, θα διαπιστώσετε ότι πρόκειται για μια δύσκολη και χρονοβόρα, αλλά σημαντική προσπάθεια.

Ακόμα και αν εγκαταστήσει μια επιχείρηση εξελιγμένα συστήματα αναφορών και πληροφόρησης, αυτό από μόνο του δεν αρκεί προκειμένου να έρθει το επιθυμητό αποτέλεσμα, αν δεν κλείσει ο κύκλος ανάμεσα στην πληροφόρηση, τη λήψη αποφάσεων και την υλοποίηση. Κάποιες φορές, μπορεί τα στελέχη να έχουν πρόσβαση σε θαυμαστά συστήματα αναφορών, αλλά ο οργανισμός συνολικά δεν έχει την κουλτούρα να «διαβάζει» τα στοιχεία και να λαμβάνει αποφάσεις – συχνά ρηξικέλευθες – με βάση αυτά. Είναι πιο βολικό να εμμένουμε στις αποφάσεις και τα νοητικά σχήματα με τα οποία έχουμε συνηθίσει να δουλεύουμε από το να θέτουμε σε αμφισβήτηση το επιχειρηματικό μας μοντέλο υπό το φώς νέων στοιχείων. Αλλά ακόμα και όταν η επιχείρηση προβεί στις αναγκαίες αποφάσεις, η υλοποίηση αυτών των αποφάσεων στην πράξη είναι ένα άλλο, δύσκολο και καμιά φορά επίπονο, κεφάλαιο. Συχνά παρατηρούμε μια σημαντική απόσταση ανάμεσα στις προθέσεις (αποφάσεις) και τις πράξεις μιας επιχείρησης.

Επομένως είναι υπεραπλουστευτικό να λέγεται ότι τα συστήματα πληροφορικής  υποκαθιστούν ή αντιμάχονται την επαγγελματική διαίσθηση και το επιχειρηματικό πνεύμα. Αντίθετα, χωρίς αυτά τα ανθρώπινα χαρίσματα, τα συστήματα είναι στείρα. Με τέτοια εργαλεία, η διαίσθηση του μάνατζερ και η επιχειρηματικότητα πάνε πολύ μακρύτερα. Η πρόσβαση σε πλούσια, ευέλικτη και άμεση πληροφόρηση μπορεί να δώσει το προβάδισμα έναντι του ανταγωνισμού, ειδικά σε περιόδους μεγάλης αβεβαιότητας και μεταβλητότητας (κρίσης), εφόσον τα στελέχη και η διοίκηση μπορέσουν να την αξιοποιήσουν έγκαιρα και αποτελεσματικά.

Το υπολογιστικό νέφος (cloudcomputing)

Τα παραπάνω αφορούν σε εφαρμογές πληροφορικής που επηρεάζουν άμεσα τον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας της επιχείρησης. Περαιτέρω, οι εξελίξεις στην τεχνολογία δημιουργούν επιπλέον ευκαιρίες στις επιχειρήσεις και στο επίπεδο των υποδομών. Οι τεχνολογίες αυτές, παρότι είναι ιδιαίτερα σημαντικές, έχουν μάλλον έμμεση και λιγότερο αισθητή επίδραση στην καθημερινή εργασία των στελεχών.

Για παράδειγμα, αντί να επωμιστείτε το κόστος του hardware και του software που απαιτεί το νέο σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, αγοράζετε μια συνδρομή σε μια αντίστοιχη ιντερνετική υπηρεσία ακριβώς για τον αριθμό των υπαλλήλων που έχετε τώρα και για τη διαδικασία της αξιολόγησης αλλά όχι για τις διαδικασίες διαχείρισης των παροχών. Όταν αυξηθεί ή μειωθεί το προσωπικό, προσαρμόζετε τη συνδρομή σας ανάλογα. Το ίδιο και όταν αποφασίσετε να υλοποιήσετε διαδικασίες παροχών. Επιπλέον έχετε πρόσβαση στο σύστημα από όπου και αν βρίσκεστε και μέσω οποιασδήποτε συσκευής (PC, laptop, tablet, smartphone), χωρίς καν να ασχοληθείτε με θέματα υποδομών ή δικτύων.

Αυτό σημαίνει ότι τόσο η δαπάνη της αρχικής επένδυσης όσο και το κόστος λειτουργίας και υποστήριξης για συστήματα και εφαρμογές είναι σημαντικά μικρότερο σε σχέση με το παρελθόν, και –κυρίως- είναι μεταβλητό, εύκολα προσαρμοζόμενο στην εξέλιξη των πραγματικών αναγκών της επιχείρησης.

Για μια επένδυση σε συστήματα, μια επιχείρηση κανονικά πρέπει να προβλέψει τις μεσο-μακροπρόθεσμες ανάγκες της και να εγκαταστήσει τον κατάλληλο εξοπλισμό, διότι θα είναι δύσκολο και δαπανηρότερο να επεκτείνει τις σχετικές υποδομές αργότερα. Αυτό αυξάνει το αρχικό κόστος ενώ οι εγκατεστημένες δυνατότητες ξεπερνούν κατά πολύ τις βραχυχρόνιες ανάγκες. Με τις νεότερες γενιές τεχνολογιών, η ίδια επιχείρηση μπορεί με σημαντικά μικρότερο κόστος να αγοράσει ακριβώς τις δυνατότητες που χρειάζεται σήμερα και να μπορεί να αυξομειώνει το επίπεδο των δυνατοτήτων και υπηρεσιών λογισμικού που λαμβάνει ανάλογα με την εξέλιξη των αναγκών της.

Έτσι, μια επιχείρηση που αντί να εγκαταστήσει το δικό της hardware και software ενοικιάζει τις ίδιες δυνατότητες (π.χ. υπηρεσία λογισμικού διαχείρισης πελατών) μέσω Διαδικτύου πληρώνοντας μια συνδρομή, όταν δυσκολέψουν τα πράγματα θα είναι σε θέση να μειώσει τη χρήση που κάνει (π.χ. αριθμός χρηστών) και το σχετικό κόστος, ενώ όταν αυξηθεί πάλι ο όγκος της επιχειρηματικής δραστηριότητας θα αυξήσει και τη χρήση της υπηρεσίας λογισμικού όσο ακριβώς χρειάζεται. Αποφεύγει τις μεγάλες αποσβέσεις και τα σταθερά κόστη αυξάνοντας ταυτόχρονα την ικανότητά της να ανταγωνίζεται με μεγαλύτερη ευελιξία.

Ο τεχνολογικός τομέας του υπολογιστικού νέφους και οι αντίστοιχες αγορές αναπτύσσονται ταχύτατα στη διάρκεια των τελευταίων ετών. Υπάρχει πληθώρα λύσεων και προμηθευτών για όλων των ειδών τις ανάγκες. Σήμερα είναι σχεδόν δεδομένο ότι μια νέα επιχείρηση δεν θα αγοράσει καθόλου πάγια στοιχεία υποδομών πληροφοριακών συστημάτων και θα υλοποιήσει όλες τις εφαρμογές που χρειάζεται στο υπολογιστικό νέφος. Εξίσου, πολλές επιχειρηματικές εφαρμογές (για παράδειγμα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου, αλλά και πιο «βαριές» εφαρμογές) προσφέρονται για «μετάβαση στο νέφος». Πολύ περισσότερο σε περιόδους κρίσης, οπότε οι επιχειρήσεις αποφεύγουν ή είναι πολύ επιλεκτικές με επενδυτικές δεσμεύσεις σε υποδομές.

Υλοποίηση στην πράξη

Οι εξελίξεις στον χώρο της πληροφορικής δίνουν στις επιχειρήσεις εργαλεία-ευκαιρίες που μπορεί να αποδειχθούν πανίσχυρα όπλα, ειδικά σε περιόδους αβεβαιότητας, μεταβλητότητας και γενικής περιστολής. Στρατηγικά, με εργαλεία και εφαρμογές σαν αυτά που περιγράφονται εν συντομία πιο πάνω, μια επιχείρηση μπορεί να επιτύχει σημαντικά αποτελέσματα, τόσο στην βραχυχρόνια μείωση του λειτουργικού κόστους, όσο –κυρίως- στη μεσοπρόθεσμη βελτίωση της ευελιξίας που οι περιστάσεις απαιτούν.

Αυτό που συχνά διαφεύγει της προσοχής των στελεχών και της διοίκησης των επιχειρήσεων είναι ότι η πληροφορική παρέχει μόνο τα μέσα και δεν φέρνει από μόνη της κανένα αποτέλεσμα ή όφελος. Συχνά πέφτουμε στην παγίδα να θεωρούμε τα εργαλεία της πληροφορικής ως μαγικές λύσεις στα προβλήματά μας. Καλώς ή κακώς οι λύσεις σε προβλήματα τα οποία αναδεικνύονται λόγω μιας κρίσης είναι συνήθως επίπονες και βρίσκονται στην οργάνωση, στις διαδικασίες, στο μοντέλο διοίκησης, στους ανθρώπους, στις στρατηγικές. Αυτό που συνεισφέρουν οι τεχνολογίες πληροφορικής είναι καινοτομία που συχνά συνίσταται σε ριζική απομάκρυνση από καθιερωμένες συνήθειες και πρακτικές.

Για να φτάσει στη σημείο να υλοποιήσει, πολύ περισσότερο να αξιοποιήσει, τα εργαλεία και τις δυνατότητες που προσφέρουν οι τεχνολογίες πληροφορικής, η επιχείρηση βρίσκεται αντιμέτωπη με τον εαυτό της, τον οποίο καλείται να αλλάξει με προσήλωση στον στόχο της ανάπτυξης. Στη γλώσσα του μάνατζμεντ λέμε ότι χρειάζεται διαχείριση της οργανωσιακής αλλαγής. Σε μια άλλη γλώσσα θα λέγαμε ότι χρειάζεται η παρρησία να απεκδυθεί ο μάνατζερ την ασφάλεια της ρουτίνας, και να συμφιλιωθεί με την ανασφάλεια της διακινδύνευσης προκειμένου να αναγνωρίσει τα αδιέξοδα και να χαράξει νέους δρόμους. Παραφράζοντας τον Thoreau, πώς να αναζητήσει τις αδυναμίες της – πράγμα τόσο σημαντικό για την ανάπτυξή της – η επιχείρηση που δεν κάνει άλλο πράγμα από το να εφαρμόζει αδιάκοπα αυτό που ξέρει να κάνει;

Βιβλιογραφία

  1. Henry David Thoreau, “Walden”, CreateSpace, 2010.
  2. Chris Argyris, “Teaching smart people how to learn”, Harvard Business Review, May-June 1991.
  3. Andrew McAfee and Erik Brynjolfsson, “Investing in the IT that makes a competitive difference”, Harvard Business Review, July-August 2008.
  4. Henry W. Chesbrough, “Bringing Open Innovation to Services”, MIT Sloan Management Review, January 2011.
  5. Andrew McAfee, “Mastering the Three Worlds of Information Technology”, Harvard Business Review, November 2006.
  6. Thomas H. Davenport, “Putting the Enterprise into the Enterprise System”, Harvard Business Review, July 1998.
  7. Thomas H. Davenport and Jim Snabe, “How Fast and Flexible do You Want Your Information, Really?”, MIT Sloan Management Review, April 2011.
  8. Thomas H. Davenport, Jeanne G. Harris, Robert Morison, “Analytics at Work: Smarter Decisions, Better Results”, Harvard Business Press, 2010.
  9. C.K. Prahalad and M.S. Krishnan, “Dynamic Synchronization of Strategy and Information Technology”, MIT Sloan Management Review, July, 2002.

Article originally published in KATHIMERINI under the umbrella of a series of articles with the theme “Management in times of crisis

One thought on “Επιχειρήσεις αντιμέτωπες με τις αδυναμίες τους: Μερικά εργαλεία πληροφορικής για τολμηρή ανασυγκρότηση

  1. Pingback: Νικόλαος Μυλωνόπουλος (2012), Επιχειρήσεις αντιμέτωπες με τις αδυναμίες τους: | BusinessMomentum

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s